G Suiteの主要サービスの特徴とレビュー

G Suiteをご存知でしょうか？

Gmail、Googleカレンダー、Gドライブ、Chatやハングアウトなど様々なビジネスツールがGoogleアカウントで使用できるサービスです。

現在、会社で使用しているドメインを活用してアカウントを発行し、運用することが可能なので、メールアドレスが変更になることもありません。

キラーコンテンツはGmail

実際、Gmailを使用するためにG Suiteを利用するユーザも多いと聞きます。

Gmailはクラウド型のメールサービスで、インターネット環境があれば端末を選ばす、いつでもどこでもメールを操送受信することが可能です。(*設定次第でオフラインも可能)

さらに、セキュリティ機能が非常に優れていて、AIによるスパムメール判定や学習機能、sandbox機能による悪意のあるファイルの検査など、他の追随を許さないサービスになっています。

Gmail使用する事で、「誤って悪意のある実行ファイルをクリックしてウイルスに感染…」なんて事もかなり予防できます。

接続認証も、OAuth2.0になるため、POP/IMAP・SMTP認証が主流のOutlook2013・2016などの安全性の低いアプリでは接続できないようになっています。

IMAP/SMTP接続は、Google基準で見ると安全性の低いものとして扱われるのですね。。。

また機能面を見ると、予約投稿機能も追加され、メールの作成や返信をまとめて行うことも可能ですし、相手の時間に合わせて投稿することが可能です。

私たちの会社でも、Gmailを活用させてもらってますが、もはや手放せないサービスになってます。

Googleカレンダー

Googleカレンダーに関しては、G Suiteのメンバーでなくとも、独自のアカウントで利用することができます。

これもシンプルな機能とUIでカレンダー機能に特化してますので非常に使いやすいです。

iPhoneの標準アプリや各種システムとの連携も比較的簡単にできるので、スケジュールをGカレンダーに入れて、他のシステムで共有するようなケースもあります。

Gドライブ

Gドライブは30GB~無制限のクラウドストレージサービスになります。Excel、Word、PowerPointなどの代わりになるソフト(スプレッドシート、ドキュメント、プレゼンテーションなど)があり、オンライン上で社内外のユーザと共有、編集することが可能です。

ちなみに、私たちの会社ではOfficeソフトの使用を今年度から廃止にしています。理由は、Officeの操作はタイムロスが多く、データの共有がしずらいからです。

同期型のGドライブアプリもあり、従来の共有ファイル感覚で使用することも可能です。Officeソフトなどファイルを保存することも出来ますが、そもそもOfficeソフトを使用せずGSuite内のツールで代用する会社も増えてきています。弊社でも活用していますが、社内利用に関しては全く問題ありません。

また外部にデータとして送る際にはPDFファイルに変換するのが慣習ですのでそこも問題はないでしょう。

コミニケーションツール

他にも色々なサービスがあります。

一度に最大25名の組織内外のメンバーとテレビ会議ができるビデオハングアウト、HangoutsChatといった機能でコミュニケーションを円滑にします。もちろん在宅ワーク、テレワークにも有効活用できます。

組織の規模が大きくなるにつれて、内部のコミュニケーションが円滑に取りづらくなってきます。

例えば、スタッフが在席中なのか離席中なのか分からず、わざわざ内線で確認したり、メールなどでファイルを送りあったりしているケースもありますが、効率的ではありません。

チャットやカレンダーを上手に活用する事で、そういった無駄を省くことができ、組織としての業務効率が大幅に改善するでしょう。

価格と機能

G Suiteの価格帯はベーシック、ビジネス、エンタープライズのカテゴリに分けられていて、月々の利用料によって利用できるサービスと機能が異なります。

以下に簡単にまとめました。料金に関するより細かな情報については[お支払いプラン | G Suite]をご確認ください。

G Suiteはマルチなサービスの集合体

極論ですが、SOHOや小規模企業であればG Suite一つあればビジネスはできてしまいます。

Webサーバとしてのサービスは含まれていませんが、それ以外は大体いけます。

今後さらに働き方は多様化しフリーランスで働く人は増え続け、副業も活性化するでしょう。また、ボランティアに近い形でのライフワークを行う人も増えてきます。

G Suiteは場所や時間の制約を受けず、フレキシブルに働くことが求められる時代にマッチしたサービスなのです。

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